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La documentación de procedimientos que detallan la táctica, la acción, de los trabajos rutinarios (operativos), tiene una importante trascendencia sobre las ventas y el servicio al cliente, pues es aquí donde se ejecutan en su mayoría los procedimientos más rigurosos, los cuales, advierten la necesidad de controles minuciosos, de normas, de lineamientos. Por tanto, el empleo de manuales de procedimientos constituye uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, y al mismo tiempo como una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas; pues los mismos reflejan el “know how” de determinadas áreas funcionales, es decir, en dichos manuales se encontrará respondido el cómo? deben ejecutarse las tareas por parte de los ocupantes de los puestos de trabajo. |
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Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. Por ello, elaboramos además, los siguientes manuales: |
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De Organización: su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional a través de la descripción de los objetivos, funciones, niveles de autoridad y responsabilidad de los distintos puestos y las relaciones. |
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De Políticas: Acá se exponen los lineamientos o directrices generales a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Es importante destacar que una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permite: dar celeridad al proceso de toma de decisiones, facilita la descentralización, puede elaborarse un manual de políticas para funciones operacionales tales como: ventas, compras, producción, control de calidad, etc. |
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Funcionales: esta clasificación se refiere a la documentación de una función específica dentro de la estructura organizacional, llámese ventas, almacén. Acá se deja claro el proceso. Es decir, desde donde comienza? Como se alimenta? Que ocurre en el proceso de producción/transformación del producto o servicio? Y que resultados se obtiene. |
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Generales: se refiere a la organización en su conjunto, se deriva de un proceso de planificación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y estructural funcional. |
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Específicos: en este nivel se detalla un poco la táctica, se agrupan lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, también políticas dentro de un área específica dentro de la organización. |
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Descriptivos de Cargos: este tipo de manual es también la columna vertebral de cualquier empresa, sin importar su tamaño ni razón social, ya que acá se narra en detalle qué? es lo que debe hacer cada ocupante dentro de su cargo, porque? lo debe hacer para que? Lo debe hacer, bajo qué lineamientos debe regirse, su nivel de subordinación, su posición dentro de la estructura jerárquica, los niveles organizacionales con los cuáles debe interrelacionarse, entre otros aspectos. |
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